Merlinia logo

Telefon: 4588 0087

E-mail: info@merlinia.com

Hvordan fungerer OutBack?

OutBack har to grundlæggende formål:

  1. At vise status og opholdssted for samtlige ansatte med særlig vægt på, hvem der er til stede og kan modtage telefonopkald .
  2. At formidle den nødvendige medarbejderinformation, der gør det muligt at viderestille et opkald til den rette medarbejder, hvis kunden har et bestemt spørgsmål, eller til en anden medarbejder, der kan hjælpe, hvis kundens normale kontaktperson ikke er til stede.

Hvordan opfylder OutBack disse formål?

Merlinia OutBack er et netværksbaseret klient-server system. Samtlige ansatte i firmaet kører OutBack klientprogrammet på deres pc, typisk i baggrunden, så det ikke optager plads på skærmen.

Når OutBack klientprogrammet er aktivt, viser det et vindue med statusinformation for samtlige ansatte. For hver enkelt ansat ses gældende status (fri/optaget) og opholdssted, en grafisk præsentation af hans/hendes kommende kalenderaftaler og en større mængde statisk information. Denne statiske information kan inkludere afdeling, e-mail adresse, mobiltelefonnummer, produkt kompetencer eller anden information, som IT afdelingen skønner nødvendig.

OutBack screenshot
(Klik for større billede
)

OutBack serverprogrammet er systemets hjerte

Mange konkurrerende medarbejder-informationssystemer er udelukkende klientprogrammer. OutBack er et ægte klient-server system.

OutBack serverprogrammet sørger ikke alene for styring af informationsudvekslingen mellem alle programmerne, det kommunikerer også med Microsoft Exchange Server eller Lotus Domino. Dette giver adskillige fordele:

  • Fri/optaget tider fra kalenderaftaler for samtlige brugere indhentes og holdes løbende opdateret.
  • Nye brugere tilføjes automatisk i OutBack, når de oprettes i Exchange Server eller Lotus Domino. Tilsvarende fjernes medarbejdere automatisk fra OutBack, når de ikke længere er ansat. OutBack kræver praktisk taget ingen administration.
  • Al information, som IT afdelingen vælger at gøre tilgængelig for OutBack-brugerne, hentes i "data lageret" (Exchange Server, Lotus Domino eller anden database). Eksempelvis skal e-mail adresse, mobiltelefonnummer, afdeling, etc. kun vedligeholdes af IT afdelingen ét sted og kan alligevel vises af OutBack.
  • Sidst, men ikke mindst, er et klient-server system mere effektivt og udgør en mindre belastning på netværket end et rent klient system, som poller en fælles database.

Hvordan ved OutBack om en medarbejder er ledig?

OutBack viser hvilke medarbejdere, der kan modtage telefonopkald, og hvilke, der ikke kan. Denne information om status og opholdssted kommer fra flere mulige kilder:

  • OutBack holder rede på samtlige medarbejderes kalenderaftaler, og dette kan bruges til at indicere, om en medarbejder er ledig eller ej.
  • OutBack holder også rede på, om en medarbejders pc er tændt, og det forudsættes, at hvis pc'en er slukket, er medarbejderen ikke tilgængelig.
  • OutBack omdanner en af tasterne på tastaturet (Pause/Break tasten) til en speciel OutBack hotkey. Et enkelt tryk på denne taste er nok til at fortælle OutBack, at man er væk fra sin plads i nogle få minuter, og endnu et tryk på samme taste fortæller OutBack, at man er tilbage igen. Mere informative statusbeskeder kræver typisk kun et klik på hotkey tasten og et par klik på musen.
  • OutBacks status- og opholdsstedsinformation kan også opdateres fra en mobiltelefon med en SMS besked. Dette er en yderst brugbar facilitet for medarbejdere, der tilbringer megen tid væk fra deres arbejdsplads.

Hvorfor både kalenderbaseret og manuel opdatering af fraværsstatus?

OutBack baserer visningen af en medarbejders tilstedeværelse på kalenderaftaler og manuelle input.

Kalenderaftaler udgør en automatisk metode til bestemmelse af evt. fravær, og de er gode til at indicere, at en medarbejder er optaget, når han/hun har et møde eller en anden skemalagt aktivitet.

Men en kalender viser ikke, hvornår en medarbejder ankommer eller går hjem igen, hvilket OutBack registrerer automatisk, når klientprogrammet logger på og af netværket.

Tilsvarende viser en kalender heller ikke frokostpause, kaffepause, spontane møder, etc. OutBacks specielle hotkey gør det så nemt for medarbejderen at markere sit ikke-skemalagte fravær, at det hurtigt bliver en vane at sætte fingeren på denne taste, når man går kortvarigt fra sin plads. Denne kombination af fraværsmarkering gør det muligt for OutBack at vise meget nøjagtigt, om en given medarbejder er tilstede på sin plads eller ej.

OutBack tasten...

OutBack tast

Denne ene taste er nøglen til OutBacks evne til at holde styr på alle dine nøglemedarbejdere!

 

 

 

Outlook kalender

Mange ud og ind-tavlesystemer er baseret på kalenderaftaler eller manuelt input. OutBack bruger begge!

 

 

 

Mobil telefon

Medarbejdere, som er på farten, kan bruge deres mobiltelefon til at se kollegernes OutBack statusbeskeder og ændre deres egen.

Fold alle ud     Fold alle sammen Copyright © 2016 Merlinia A/S - All rights reserved - Terms and conditions